Assalamualaikum… Dalam dunia serba pantas ini, kita sering berhadapan dengan pelbagai isu dan masalah yang memerlukan tindakan daripada pihak berkuasa atau pihak yang bertanggungjawab. Salah satu cara yang berkesan untuk menyuarakan rasa tidak puas hati atau membuat aduan adalah melalui penulisan surat rasmi.
Artikel ini akan membincangkan secara mendalam tentang format karangan surat aduan yang betul dan berkesan, agar aduan anda dapat disampaikan dengan jelas dan mendapat perhatian yang sewajarnya. Penulisan surat aduan yang baik bukan sahaja membantu menyelesaikan masalah, malah mencerminkan profesionalisme dan kesungguhan anda dalam mencari penyelesaian.
Format Karangan Surat Aduan
A. Jenis-jenis Surat Rasmi
Sebelum kita menyelami format khusus surat aduan, adalah penting untuk memahami jenis-jenis surat rasmi yang lain. Setiap jenis surat mempunyai tujuan dan format yang sedikit berbeza. Berikut adalah beberapa jenis surat rasmi yang biasa ditulis:
i. Surat aduan – Seperti yang akan kita fokuskan, surat ini digunakan untuk melaporkan masalah atau rasa tidak puas hati.
ii. Surat permohonan – Digunakan untuk memohon sesuatu, seperti pekerjaan, kemudahan, atau bantuan.
iii. Surat bantahan – Digunakan untuk menyatakan ketidaksetujuan atau bantahan terhadap sesuatu perkara.
iv. Surat cadangan – Digunakan untuk memberikan idea atau cadangan untuk penambahbaikan atau penyelesaian masalah.
v. Surat jemputan – Digunakan untuk menjemput seseorang menghadiri acara atau majlis.
B. Penerima dan Alamat Surat Rasmi
Menentukan penerima dan alamat yang betul adalah langkah pertama yang penting dalam menulis surat rasmi.
i. Penerima surat rasmi – Penerima surat haruslah pihak yang bertanggungjawab atau berkuasa untuk menangani isu yang dibangkitkan. Contohnya:
* Masalah sampah sarap: Ketua Penguat Kuasa, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur.
* Masalah keselamatan: Ketua Balai Polis.
* Kerosakan jalan: Pengarah Jabatan Kerja Raya (JKR).
* Masalah di sekolah: Pengetua Sekolah.
ii. Alamat penerima – Pastikan alamat penerima adalah lengkap dan tepat. Jika anda tidak pasti alamat yang tepat, anda boleh mencari maklumat tersebut melalui laman web rasmi jabatan atau agensi berkenaan. Berikut adalah contoh format alamat:
* **Alamat individu:**
```
Encik/Puan Nama,
No. XX, Jalan XXX,
Taman XXX,
XXXXX Bandar,
Negeri.
```
* **Alamat jabatan kerajaan/agensi:**
```
Nama Jawatan,
Nama Jabatan,
Tingkat XX, Nama Bangunan,
Jalan XXX,
XXXXX Bandar,
Negeri.
```
**Contoh:**
Masalah sampah sarap tidak diangkut:
```
Ketua Penguat Kuasa
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur,
Tingkat 5, Bangunan Menarajaya,
Jalan Bunga Raya,
56000 Kuala Lumpur.
```
C. Format Surat Rasmi
Surat rasmi mempunyai format yang khusus untuk memastikan ia kelihatan profesional dan mudah difahami. Berikut adalah elemen-elemen penting dalam format surat rasmi:
- Nama dan alamat pengirim – Diletakkan di sudut kiri surat. Selepas itu, langkau sebaris dan lukis garisan panjang.
- Contoh:
Nama Anda, No. XX, Jalan XXX, Taman XXX, XXXXX Bandar, Negeri. ____________________________________________________________________
- Contoh:
- Penerima dan alamat penerima – Diletakkan di sudut kiri surat, di bawah alamat pengirim.
- Contoh:
Ketua Pengarah, Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia, Jalan Sultan Salahuddin, 50626 Kuala Lumpur.
- Contoh:
- Tarikh – Ditulis di sebelah kanan surat, selari dengan baris terakhir alamat penerima. Gunakan format tarikh yang lengkap dan formal.
- Contoh:
16 JULAI 2024
- Contoh:
- Panggilan hormat – Diletakkan di sebelah kiri surat, di bawah alamat penerima dan tarikh. Gunakan panggilan hormat yang sesuai dengan penerima. Letakkan tanda koma (,) selepas panggilan hormat.
- Contoh:
- Tuan,
- Puan,
- Datuk,
- Datin,
- Yang Berhormat,
- Contoh:
- Tajuk surat – Tajuk surat haruslah ringkas, padat, dan jelas menyatakan tujuan surat. Gunakan huruf besar untuk setiap perkataan awal, kecuali kata hubung, kata sendi, dan kata bantu. Gariskan tajuk dan jangan letakkan tanda titik (.) di akhir ayat.
- Contoh:
- Aduan Tentang Masalah Pencemaran Sungai
- Permohonan Bantuan Kewangan
- Bantahan Terhadap Pembinaan Projek Perumahan
- Contoh:
- Pengenalan surat – Perenggan pertama surat haruslah menyatakan:
- Siapa anda (nama penuh).
- Jika anda mewakili pihak lain, nyatakan pihak yang anda wakili (contoh: Setiausaha Persatuan Penduduk Taman…).
- Tujuan surat ditulis (contoh: untuk membuat aduan tentang…).
- Contoh:”Saya, Ahmad bin Ismail, selaku Setiausaha Persatuan Penduduk Taman Seri Damai, ingin membuat aduan tentang masalah…”
- Isi surat – Bahagian ini mengandungi butiran aduan atau masalah yang ingin disampaikan. Setiap perenggan dalam bahagian ini haruslah diberi nombor (2, 3, 4, dan seterusnya) dan dimulakan dengan sedikit inden (2 ½ sm dari nombor).Isi surat biasanya mengandungi perkara-perkara berikut:i. Huraian isu/masalah:
* Di mana masalah berlaku. * Sejak bila masalah bermula. * Siapa atau apa yang menyebabkan masalah. * Bila masalah biasanya berlaku (contoh: waktu malam, hujung minggu). * Siapa yang terlibat atau terjejas oleh masalah tersebut. * Maklumat awal lain yang berkaitan dengan isu tersebut.ii. Kesan masalah:* Jelaskan kesan masalah tersebut kepada anda atau pihak yang anda wakili. * Setiap kesan haruslah dihuraikan dengan jelas dan terperinci, seperti menulis karangan biasa (ada isi, huraian, contoh, dan kesimpulan kecil). * Sebaik-baiknya, tulis satu kesan dalam satu perenggan.iii. Cadangan penyelesaian:* Berikan cadangan awal untuk mengatasi masalah tersebut. * Cadangan anda mungkin tidak semestinya muktamad, tetapi ia menunjukkan kesungguhan anda untuk mencari penyelesaian. - Penutup surat – Nyatakan harapan anda agar masalah tersebut dapat diselesaikan dan berikan ucapan terima kasih.
- Contoh:”Saya berharap agar pihak tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya dengan segera. Kerjasama daripada pihak tuan amat saya hargai.”
- Ucapan terima kasih – Tulis “Terima kasih” di sebelah kiri surat, rapat dengan garisan. Jangan letakkan nombor.
- Pengesahan – Selepas melangkau 3 hingga 4 baris, tulis pengesahan anda:
- “Yang menjalankan tugas” (jika tujuan rasmi).
- “Yang benar” (jika tujuan persendirian).
- Tandatangan anda.
- Nama anda (dengan huruf besar) dalam kurungan.
- Nama jawatan (jika ada dan dinyatakan dalam soalan). Jika tidak, tulis “Setiausaha” untuk tujuan rasmi. Untuk tujuan persendirian, tidak perlu menulis jawatan.
- Nama institusi, persatuan, atau taman perumahan yang anda wakili (jika ada).
- Contoh:
Terima kasih. Yang menjalankan tugas, (AHMAD BIN ISMAIL) Setiausaha, Persatuan Penduduk Taman Seri Damai.
- Penggunaan bahasa – Gunakan frasa gramatis, peribahasa, atau kata-kata hikmat yang sesuai, seperti yang anda gunakan dalam penulisan karangan. Ini akan menambahkan lagi kekuatan dan kesopanan pada surat anda.
D. Contoh Surat Aduan
Berikut adalah contoh surat aduan berdasarkan soalan yang diberikan:
Soalan:
Di kawasan tempat tinggal anda terdapat pelbagai masalah keselamatan yang timbul berpunca daripada pendatang asing yang terlalu ramai di kawasan itu. Sebagai wakil penduduk di tempat anda. tulis sepucuk surat kepada pihak yang berkuasa bagi mengadukan hal tersebut agar masalah ini dapat diselesaikan.
Contoh Jawapan Surat Rasmi:
Lin Cheng Heng,
No.6, Jalan Limau Purut 3,
Taman Cheras Perdana,
52400 Kuala Lumpur.
____________________________________________________________________
Ketua Balai,
Balai Polis Cheras,
Jalan Ikan Emas 2,
53000 Cheras,
Kuala Lumpur. 16 JULAI 2008
Tuan,
Aduan Tentang Masalah Pendatang Tanpa Izin di Taman Cheras Perdana
Merujuk perkara di atas, saya Lin Cheng Heng selaku setiausaha penduduk Taman Perdana, ingin membuat **aduan** tentang masalah pendatang tanpa izin yang begitu ramai bilangannya di kawasan tempat tinggal kami. Akibat bilangannya yang terlalu ramai, pelbagai masalah sosial telah timbul sehingga mengganggu ketenteraman hidup penduduk di kawasan ini.
2. Untuk makluman pihak tuan, kawasan ini menjadi tumpuan pendatang tanpa izin kerana banyak bangunan baru didirikan di kawasan ini. Hal ini menyebabkan ramai pekerja tanpa izin bertumpu di kawasan ini untuk bekerja sebagai pekerja bangunan kerana di mana ada gula, di situ ada semut. Kebanyakan daripada pendatang tanpa izin itu tertumpu di Jalan Limau Manis 4 dan Jalan Tembikai 3. Mereka tinggal di dalam pondok-pondok sementara yang disediakan oleh pemaju dan didirikan daripada kayu. Perkara yang membimbangkan kami ialah sebahagian daripada pendatang tanpa izin tersebut melakukan pelbagai jenayah dan mengancam keselamatan penduduk tempatan di kawasan ini.
3. Sebelum kedatangan mereka di kawasan ini, kehidupan kami amat aman dan makmur. Namun begitu, kehadiran mereka sejak lima bulan yang lalu telah mengubah segala-galanya. Kejadian kecurian dan rompakan sering kali berlaku di kawasan tempat tinggal kami. Sehingga kini terdapat 6 kejadian pecah rumah dan rompakan yang telah diadukan kepada pihak polis. Kebanyakan rompakan tersebut melibatkan senjata tajam seperti parang dan senjata tajam yang lain. Hal ini menyebabkan kami berasa takut sekiranya kejadian seperti itu berulang semula. Kami juga percaya bahawa kejadian jenayah tersebut melibatkan pendatang tanpa izin melalui pertuturan mereka semasa kejadian jenayah itu berlaku. Hal seperti ini amat merungsingkan penduduk di kawasan ini.
4. Selain itu, sebahagian pendatang tanpa izin di kawasan ini turut berkelakuan tidak sopan terhadap penduduk tempatan di sini. Beberapa orang gadis yang pulang lewat daripada bekerja telah diganggu dengan kata-kata yang tidak menyenangkan. Mereka juga sering mengeluarkan kata-kata berbau lucah kepada penduduk di kawasan ini sehingga pernah menyebabkan pergaduhan di antara pendatang tanpa izin dengan penduduk di taman ini. Sebagai ibu bapa di kawasan ini, kami berasa bimbang jika berlaku sesuatu perkara yang tidak diingini ke atas keluarga kami. Justeru, kami berharap agar pihak tuan mengambil tindakan awal seperti kata pepatah, sediakan payung sebelum hujan. Kami tidak mahu ada di antara penduduk di kawasan ini yang akan menjadi mangsa akibat kelewatan kita mengambil tindakan kerana nasi sudah menjadi bubur.
5. Pada masa yang sama, sebahagian daripada pendatang tanpa izin tersebut juga melakukan pelbagai jenayah seperti berjudi dan menyalahgunakan dadah. Hal ini telah kami maklumi melalui beberapa orang penduduk yang pernah terserempak dengan mereka ketika melakukan jenayah tersebut. Sebelum ini, kejadian seperti itu tidak pernah berlaku di kawasan tempat tinggal kami. Keadaan ini juga amat membimbangkan penduduk di kawasan ini kerana kami takut sekiranya ada di antara anak-anak kami yang akan terpengaruh dengan gejala yang tidak sihat tersebut. Justeru kami meminta agar pihak tuan mengambil tindakan awal kerana mencegah lebih baik daripada mengubati.
6. Sehubungan dengan itu, kami mencadangkan agar pihak tuan dapat mengambil tindakan dengan secepat mungkin. Antara cadangan kami termasuklah meminta pihak tuan membuat serbuan dan menangkap pendatang tanpa izin di kawasan kediaman kami. Kami juga mencadangkan agar pihak tuan dapat membuat rondaan dengan lebih kerap supaya kejadian jenayah yang membimbangkan kami tidak berlaku di sini. Sekiranya pihak tuan memerlukan bantuan dan kerjasama daripada penduduk di kawasan ini, kami sedia menghulurkan bantuan yang diperlukan.
7. Akhir kata, saya berharap agar pihak tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya dengan segera demi keselesaan dan keselamatan penduduk di kawasan ini. Kerjasama daripada pihak tuan amat kami hargai dan didahului dengan jutaan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Yang menjalankan tugas,
Lin Cheng Heng
Penulisan surat aduan yang berkesan adalah kemahiran yang penting untuk dimiliki. Dengan memahami format karangan surat aduan yang betul dan mengikutinya dengan teliti, anda dapat memastikan aduan anda disampaikan dengan jelas, sopan, dan profesional. Surat aduan yang baik bukan sahaja meningkatkan peluang anda untuk mendapatkan penyelesaian yang memuaskan, malah mencerminkan imej positif anda sebagai seorang individu yang bertanggungjawab dan beretika.