- Format Karangan Surat Rasmi
- 1. Definisi Surat Rasmi
- 2. Ciri-Ciri Surat Rasmi
- 3. Jenis-Jenis Surat Rasmi
- 4. Penerima dan Alamat Surat Rasmi
- 5. Format Lengkap Karangan Surat Rasmi
- 6. Panduan Menulis Perenggan Isi Surat Rasmi
- 7. Contoh Surat Rasmi Lengkap (Bertema Aduan)
- 8. Senarai Kesalahan Umum Dalam Penulisan Surat Rasmi
- 9. Tabel Ringkasan Format Surat Rasmi
Dalam kehidupan seharian, terutama sekali dalam konteks rasmi seperti urusan kerajaan, sekolah, tempat kerja, atau persatuan, keperluan menulis surat rasmi tidak dapat dielakkan. Sama ada untuk membuat aduan, memohon sesuatu kemudahan, atau mengemukakan cadangan, format karangan surat rasmi memainkan peranan penting bagi memastikan mesej yang ingin disampaikan jelas, teratur dan dihormati. Artikel ini akan menghuraikan secara panjang, lengkap dan sangat terperinci mengenai definisi, jenis-jenis surat rasmi, format yang betul, serta panduan langkah demi langkah untuk menulis surat rasmi dengan sempurna, termasuk contoh-contoh nyata yang relevan.
Format Karangan Surat Rasmi
1. Definisi Surat Rasmi
Surat rasmi merujuk kepada surat yang ditulis dengan gaya bahasa formal dan mempunyai tujuan tertentu seperti menyampaikan maklumat, membuat permohonan, memberi cadangan, menyuarakan bantahan atau membuat jemputan secara rasmi. Surat rasmi biasanya dihantar kepada organisasi, agensi kerajaan, syarikat, institusi pendidikan atau individu yang berkedudukan.
2. Ciri-Ciri Surat Rasmi
Untuk memastikan sesebuah surat rasmi itu diterima dan difahami dengan baik, ia perlu mempunyai ciri-ciri berikut:
2.1 Gaya Bahasa
- Menggunakan bahasa yang formal, sopan dan jelas.
- Tidak menggunakan singkatan tidak rasmi (cth: “x” untuk “tidak”).
- Elakkan penggunaan kata ganti nama diri pertama dan kedua secara berlebihan.
2.2 Format Tetap
- Susunan kandungan perlu mengikut struktur yang sistematik dan diakui umum.
2.3 Tujuan Jelas
- Nyatakan niat penulisan dari awal.
- Fokus kepada satu perkara utama dalam satu surat.
3. Jenis-Jenis Surat Rasmi
| Jenis Surat Rasmi | Tujuan Penulisan | Contoh Situasi |
|---|---|---|
| Surat Aduan | Menyuarakan rasa tidak puas hati atau masalah kepada pihak berkuasa. | Masalah sampah, pencemaran, gejala sosial. |
| Surat Permohonan | Memohon sesuatu secara rasmi. | Permohonan pekerjaan, bantuan kewangan, kemudahan sekolah. |
| Surat Bantahan | Menolak atau membantah sesuatu cadangan atau keputusan. | Bantahan terhadap kilang haram di kawasan perumahan. |
| Surat Cadangan | Memberikan idea atau penyelesaian kepada sesuatu masalah. | Cadangan penambahbaikan kemudahan awam. |
| Surat Jemputan | Menjemput seseorang menghadiri acara rasmi. | Jemputan ke majlis perkahwinan, seminar, pelancaran program. |
4. Penerima dan Alamat Surat Rasmi
4.1 Menentukan Penerima
- Penerima harus relevan dengan isu yang dibangkitkan.
- Contoh:
- Isu keselamatan: Ketua Balai Polis
- Masalah kebakaran: Ketua Balai Bomba
- Aduan sampah: Ketua Penguat Kuasa DBKL
4.2 Format Alamat Penerima dan Pengirim
| Elemen Alamat | Individu | Agensi/Jabatan |
|---|---|---|
| Nombor & nama jalan | ✔ | ✔ |
| Nama taman atau bangunan | ✔ | ✔ |
| Poskod dan bandar | ✔ | ✔ |
| Nama negeri | ✔ | ✔ |
| Tingkat (jika perlu) | ❌ | ✔ |
Contoh Alamat Agensi:
Ketua Penguat Kuasa
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur
Tingkat 5, Bangunan Menarajaya,
Jalan Bunga Raya,
56000 Kuala Lumpur
5. Format Lengkap Karangan Surat Rasmi
5.1 Komponen Wajib dalam Surat Rasmi
| Bil | Bahagian | Penjelasan Ringkas |
|---|---|---|
| 1. | Nama & alamat pengirim | Letak di sudut kiri atas surat |
| 2. | Garisan panjang | Ditarik selepas alamat pengirim |
| 3. | Alamat penerima | Di bawah garisan panjang, masih di sebelah kiri |
| 4. | Tarikh | Ditulis di kanan surat, selari dengan baris akhir alamat penerima |
| 5. | Panggilan hormat | “Tuan”, “Puan”, “Datuk”, diikuti tanda koma |
| 6. | Tajuk surat | Semua huruf besar kecuali kata hubung/sendiri, digarisi dan tanpa titik |
| 7. | Pengenalan | Perkenalkan diri dan nyatakan tujuan surat |
| 8. | Isi surat (diberi nombor) | Setiap perenggan bermula dengan nombor dan isi bermula 2.5 sm dari nombor |
| 9. | Penutup surat | Harapan dan ucapan terima kasih |
| 10. | Pengesahan penulis | “Yang benar” atau “Yang menjalankan tugas”, tanda tangan, nama, jawatan & institusi |
5.2 Susun Atur Surat Rasmi (Contoh Format)
Ainul Mardhiah
No. 18, Jalan Mawar 3
Taman Melati
53100 Kuala Lumpur
_____________________________________________________________________
Ketua Balai Polis Wangsa Maju
Jalan 1/27F
53300 Kuala Lumpur
12 APRIL 2025
Tuan,
Aduan Tentang Gejala Sosial di Taman Melati
Merujuk perkara di atas, saya Ainul Mardhiah selaku Pengerusi Jawatankuasa Penduduk Taman Melati ingin membuat aduan mengenai peningkatan gejala sosial yang berlaku sejak kebelakangan ini...
6. Panduan Menulis Perenggan Isi Surat Rasmi
6.1 Struktur Perenggan Isi
Setiap perenggan dalam bahagian isi surat rasmi harus ditulis secara berangka (nombor):
- Huraian Isu / Masalah
- Di mana?
- Sejak bila?
- Siapa yang terlibat?
- Contoh: Masalah pembuangan sampah haram yang berlaku di Jalan Seroja sejak Disember 2024.
- Kesan Masalah
- Kepada siapa kesan berlaku?
- Bagaimana impaknya?
- Contoh: Penduduk sering mengalami gangguan bau busuk dan kehadiran haiwan perosak seperti tikus.
- Cadangan Penyelesaian
- Nyatakan beberapa cadangan logik.
- Contoh: Memohon pihak majlis perbandaran menjalankan rondaan mingguan dan menyediakan tong sampah besar.
7. Contoh Surat Rasmi Lengkap (Bertema Aduan)
Nor Aina Zahrah
No. 4, Jalan Kencana 2
Taman Sri Indah
47000 Sungai Buloh
_____________________________________________________________________
Pengarah
Majlis Perbandaran Sungai Buloh
Tingkat 3, Wisma MPSB
Jalan Harmoni
47000 Sungai Buloh
10 APRIL 2025
Tuan,
Aduan Tentang Masalah Sampah di Taman Sri Indah
Merujuk perkara di atas, saya Nor Aina Zahrah selaku wakil penduduk Taman Sri Indah ingin mengemukakan aduan berhubung masalah pengurusan sampah di kawasan perumahan kami yang semakin meruncing.
2. Untuk makluman pihak tuan, sejak tiga bulan kebelakangan ini, lori pengangkut sampah hanya hadir sekali seminggu. Hal ini menyebabkan tong sampah melimpah dan kawasan menjadi busuk serta mencemarkan pandangan.
3. Keadaan ini juga mengundang kehadiran anjing liar dan tikus yang berlegar-legar di kawasan perumahan. Kanak-kanak yang bermain di luar rumah turut terdedah kepada risiko penyakit bawaan haiwan.
4. Kami mencadangkan agar pihak tuan dapat menambah kekerapan kutipan sampah kepada tiga kali seminggu serta meletakkan papan tanda larangan membuang sampah sembarangan.
5. Saya berharap pihak tuan dapat mengambil tindakan segera demi keselesaan dan kesejahteraan semua penduduk. Segala kerjasama amat kami hargai.
Sekian, terima kasih.
Yang menjalankan tugas,
(tandatangan)
(NOR AINA ZAHRAH)
Setiausaha
Persatuan Penduduk Taman Sri Indah
8. Senarai Kesalahan Umum Dalam Penulisan Surat Rasmi
Berikut beberapa kesalahan lazim yang harus dielakkan:
- ❌ Menulis tanpa tarikh
- ❌ Menggunakan bahasa pasar atau terlalu peribadi
- ❌ Tajuk tidak digarisi
- ❌ Tidak menyebut tujuan dengan jelas
- ❌ Menulis perenggan isi tanpa nombor
- ❌ Tidak ada tanda tangan atau nama pengesahan
9. Tabel Ringkasan Format Surat Rasmi
| Komponen | Lokasi Penulisan | Catatan |
|---|---|---|
| Alamat pengirim | Sudut kiri atas surat | Diakhiri dengan garisan panjang |
| Alamat penerima | Bawah alamat pengirim | Diletakkan terus di bawah garisan |
| Tarikh | Kanan surat | Selari dengan baris terakhir alamat penerima |
| Panggilan hormat | Kiri surat | “Tuan,” “Puan,” dan sebagainya |
| Tajuk surat | Tengah dan digarisi | Semua huruf besar kecuali kata sendi/hubung |
| Isi kandungan | Diberi nombor (2, 3, 4…) | Setiap isi = 1 perenggan, ditulis ke dalam sedikit |
| Penutup | Harapan dan ucapan terima kasih | Jangan lupa ucap terima kasih |
| Pengesahan | Tandatangan, nama, jawatan | “Yang benar” atau “Yang menjalankan tugas” |
Kesimpulannya, format karangan surat rasmi bukan sahaja penting untuk menyampaikan mesej dengan jelas dan berkesan, malah ia juga menunjukkan tahap profesionalisme serta keupayaan seseorang dalam berkomunikasi secara formal. Dengan mengikuti struktur yang betul, menggunakan bahasa yang sopan dan menyediakan isi kandungan yang lengkap dan tersusun, kita dapat memastikan setiap surat rasmi yang dihantar memberi impak yang baik kepada penerimanya. Sama ada dalam konteks pendidikan, pekerjaan mahupun komuniti, kemahiran menulis surat rasmi adalah satu kemahiran penting yang patut dikuasai oleh setiap individu.